Berita
- VADS
- Berita
- Ingin Meningkatkan Proactive Customer Service? Ini Caranya
Ingin Meningkatkan Proactive Customer Service? Ini Caranya
21 September 2026
Pelajari cara meningkatkan proactive customer service untuk memahami kebutuhan pelanggan, mencegah keluhan, dan menciptakan pengalaman yang lebih baik.
Cara meningkatkan proactive customer service
Pelanggan biasanya menghubungi customer service untuk berbagai kebutuhan, mulai dari menanyakan status pesanan hingga mencari tahu penyebab gangguan layanan. Namun, perusahaan sebenarnya dapat mengambil langkah lebih awal dengan memahami kebutuhan pelanggan sebelum mereka merasa perlu menghubungi customer service.
Inilah yang menjadi tujuan dari proactive customer service, yaitu memberikan informasi dan bantuan yang dibutuhkan pelanggan sebelum masalah muncul atau mereka harus meminta bantuan. Untuk meningkatkan proactive customer service, perusahaan dapat mulai dengan memahami pola kebutuhan pelanggan, memberikan informasi yang relevan, dan menyiapkan bantuan sebelum masalah berkembang menjadi keluhan.
Bagaimana Cara Meningkatkan Proactive Customer Service?
Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan perusahaan untuk membuat proactive customer service berjalan lebih efektif, yaitu:
1. Kenali kebutuhan pelanggan dari data
Langkah pertama adalah memahami apa yang sering dibutuhkan pelanggan. Perusahaan dapat melihat pertanyaan, keluhan, hingga pola interaksi yang paling sering muncul. Informasi tersebut dapat membantu menemukan kebutuhan yang bisa diantisipasi sejak awal. Misalnya, jika pelanggan sering menanyakan status pesanan, perusahaan dapat memberikan informasi tersebut sebelum pelanggan perlu bertanya.
2. Berikan Informasi Sebelum Pelanggan Bertanya
Ketika pelanggan sedang menunggu pesanan yang belum kunjung datang, informasi tentang keterlambatan bisa menjadi hal yang mereka butuhkan. Alih-alih meminta pelanggan membuka aplikasi atau menghubungi customer service, perusahaan dapat lebih dulu mengirimkan notifikasi mengenai kondisi pesanan. Informasi sederhana seperti ini dapat membuat pelanggan lebih tenang karena mereka tidak perlu mencari tahu sendiri. Langkah tersebut juga menunjukkan bahwa perusahaan memahami kebutuhan pelanggan dan siap memberikan informasi yang relevan.
3. Manfaatkan berbagai channel komunikasi
Pelanggan memiliki cara yang berbeda untuk berkomunikasi dengan perusahaan. Ada yang lebih nyaman menggunakan WhatsApp, email, media sosial, live chat, atau telepon. Karena itu, perusahaan perlu memastikan berbagai channel tersebut tetap saling terhubung. Melalui omnichannel, berbagai channel komunikasi dapat dikelola secara terintegrasi sehingga informasi dan riwayat interaksi pelanggan tetap tersambung, meskipun mereka berpindah dari satu channel ke channel lainnya. Dengan cara ini, pelanggan tidak perlu mengulang informasi setiap kali berpindah channel.
4. Gunakan teknologi untuk membaca pola interaksi
Proactive customer service tidak harus selalu dilakukan secara manual oleh tim. Teknologi dapat membantu perusahaan mengolah informasi dari interaksi pelanggan dan menemukan hal yang perlu segera ditindaklanjuti. Misalnya, sistem dapat membantu mengidentifikasi pertanyaan yang sering muncul atau pelanggan yang membutuhkan perhatian lebih. Tim customer service kemudian dapat mengambil tindakan yang sesuai sebelum masalah berkembang menjadi keluhan.
5. Siapkan respons untuk situasi yang sering terjadi
Tidak semua situasi perlu menunggu sampai pelanggan menghubungi perusahaan. Jika ada kondisi yang sudah dapat diperkirakan, perusahaan dapat menyiapkan informasi dan respons sejak awal. Contohnya ketika ada gangguan layanan, perubahan jadwal, keterlambatan pengiriman, atau masa perpanjangan layanan. Dengan persiapan tersebut, tim dapat memberikan informasi dengan lebih cepat sehingga pelanggan mengetahui kondisi yang terjadi dan langkah yang perlu dilakukan selanjutnya.
6. Tetap berikan sentuhan manusia
Teknologi memang membantu perusahaan bergerak lebih cepat, tetapi pelanggan tetap membutuhkan bantuan yang sesuai dengan situasi mereka. Karena itu, komunikasi proaktif sebaiknya tidak terasa seperti pesan otomatis yang dikirim tanpa mempertimbangkan kondisi pelanggan. Gunakan informasi yang relevan dan berikan kesempatan bagi pelanggan untuk mendapatkan bantuan dari agen ketika dibutuhkan. Perpaduan teknologi dan sentuhan manusia dapat membuat layanan terasa lebih personal.
Meningkatkan proactive customer service tidak berarti perusahaan harus memprediksi semua kebutuhan pelanggan. Mulailah dari hal-hal yang paling sering terjadi, lalu gunakan data, teknologi, dan komunikasi yang tepat untuk membantu pelanggan sebelum mereka perlu meminta bantuan. Dengan cara ini, customer service tidak hanya hadir ketika ada masalah, tetapi juga membantu menciptakan pengalaman yang lebih mudah sejak awal.
Bagi perusahaan yang ingin menerapkan proactive customer service secara lebih konsisten, pemanfaatan teknologi customer experience dapat membantu menghubungkan berbagai interaksi dan memberikan respons yang lebih relevan. PT VADS Indonesia menyediakan solusi customer experience yang membantu perusahaan mengelola berbagai channel pelanggan secara lebih terintegrasi. Dengan dukungan solusi Omnichannel, perusahaan dapat membangun pengalaman pelanggan yang lebih terhubung dan konsisten.
Berita Terkait
14 September 2026
10 September 2026
07 September 2026
03 September 2026
27 Agustus 2026
24 Agustus 2026
20 Agustus 2026
17 Agustus 2026
13 Agustus 2026
10 Agustus 2026
03 Agustus 2026
23 Juli 2026
09 Juli 2026
06 Juli 2026
11 Juni 2026
08 Juni 2026
16 April 2026
06 April 2026
30 Maret 2026
12 Maret 2026
26 Februari 2026
23 Februari 2026
19 Februari 2026
16 Februari 2026
12 Februari 2026
12 Februari 2026
09 Februari 2026
05 Februari 2026
02 Februari 2026
29 Januari 2026
22 Januari 2026
19 Januari 2026
15 Januari 2026
12 Januari 2026
08 Januari 2026
05 Januari 2026
29 Desember 2025
22 Desember 2025
18 Desember 2025
15 Desember 2025
12 Desember 2025
04 Desember 2025
01 Desember 2025
27 November 2025
20 November 2025
17 November 2025
06 November 2025
27 Oktober 2025
23 Oktober 2025
16 Oktober 2025
13 Oktober 2025
09 Oktober 2025
02 Oktober 2025
29 September 2025
26 September 2025
26 September 2025
18 September 2025
15 September 2025
15 September 2025
11 September 2025
04 September 2025
04 September 2025
01 September 2025
28 Agustus 2025
19 Agustus 2025
14 Agustus 2025
30 Juni 2025
26 Juni 2025
19 Juni 2025
03 Juni 2025
16 Mei 2025
27 Maret 2025
14 Maret 2025
07 Maret 2025
25 Februari 2025
18 Februari 2025
14 Februari 2025
11 Februari 2025
31 Januari 2025
28 Januari 2025
21 Januari 2025
14 Januari 2025
07 Januari 2025
27 Desember 2024
17 Desember 2024
13 Desember 2024
10 Desember 2024
06 Desember 2024
29 November 2024
15 November 2024
14 November 2024
08 November 2024
05 November 2024
31 Oktober 2024
25 Oktober 2024
22 Oktober 2024
18 Oktober 2024
16 Oktober 2024
11 Oktober 2024
08 Oktober 2024
07 Oktober 2024
04 Oktober 2024
27 September 2024
24 September 2024
20 September 2024
17 September 2024
13 September 2024
10 September 2024
06 September 2024
04 September 2024
02 September 2024
02 September 2024
21 Agustus 2024
16 Agustus 2024
14 Agustus 2024
09 Agustus 2024
05 Agustus 2024
26 Juli 2024
23 Juli 2024
25 Juni 2024
18 Juni 2024
14 Juni 2024
12 Juni 2024
26 April 2024
05 April 2024
26 Maret 2024
25 Maret 2024
22 Maret 2024
29 Februari 2024
27 Februari 2024
23 Februari 2024
20 Februari 2024
09 Februari 2024
02 Februari 2024
30 Januari 2024
26 Januari 2024
23 Januari 2024
19 Januari 2024
17 Januari 2024
12 Januari 2024
09 Januari 2024
05 Januari 2024
04 Januari 2024
29 Desember 2023
26 Desember 2023
20 Desember 2023
13 Desember 2023
08 Desember 2023
05 Desember 2023
28 November 2023
23 November 2023
17 November 2023
14 November 2023
09 November 2023
08 November 2023
01 November 2023
27 Oktober 2023
24 Oktober 2023
17 Oktober 2023
17 Oktober 2023
11 Oktober 2023
10 Oktober 2023
06 Oktober 2023
04 Oktober 2023
29 September 2023
27 September 2023
22 September 2023
21 September 2023
15 September 2023
08 September 2023
05 September 2023
01 September 2023
25 Agustus 2023
22 Agustus 2023
18 Agustus 2023
15 Agustus 2023
08 Agustus 2023
04 Agustus 2023
26 Juli 2023
21 Juli 2023
04 Juli 2023
03 Juli 2023
30 Juni 2023
13 Juni 2023
09 Juni 2023
26 Mei 2023
19 Mei 2023
17 Mei 2023
12 Mei 2023
27 April 2023
20 April 2023
12 April 2023
04 April 2023
16 Maret 2023
09 Maret 2023
07 Maret 2023
02 Maret 2023
28 Februari 2023
22 Februari 2023
14 Februari 2023
13 Februari 2023
09 Februari 2023
07 Februari 2023
31 Januari 2023
26 Januari 2023
23 Januari 2023
17 Januari 2023
12 Januari 2023
06 Desember 2022
29 September 2022
31 Agustus 2022
20 April 2022
15 April 2022
06 April 2022
04 April 2022
01 April 2022
25 Februari 2022
23 Februari 2022
21 Februari 2022
18 Februari 2022
11 Februari 2022
08 Februari 2022
02 Februari 2022
31 Januari 2022
24 Januari 2022
17 Januari 2022
14 Januari 2022
12 Januari 2022
07 Januari 2022
03 Januari 2022
28 Desember 2021
13 Desember 2021
09 Desember 2021
07 Desember 2021
01 November 2021
27 Oktober 2021
25 Oktober 2021
22 Oktober 2021
18 Oktober 2021
15 Oktober 2021
14 Oktober 2021
27 April 2021
22 April 2021
13 April 2021
08 April 2021
05 April 2021
26 Maret 2021
18 Maret 2021
15 Maret 2021
12 Maret 2021
04 Maret 2021
02 Maret 2021
26 Februari 2021
23 Februari 2021
19 Februari 2021
16 Februari 2021
11 Februari 2021
09 Februari 2021
04 Februari 2021
26 Januari 2021
21 Januari 2021
19 Januari 2021
12 Januari 2021
07 Januari 2021
05 Januari 2021
29 Desember 2020
17 Desember 2020
15 Desember 2020
10 Desember 2020
08 Desember 2020
04 Desember 2020
18 November 2020
16 November 2020
13 November 2020
11 November 2020
10 November 2020
09 November 2020
06 November 2020
28 Oktober 2020
23 Oktober 2020
21 Oktober 2020
12 Oktober 2020
06 Oktober 2020
02 Oktober 2020
30 September 2020
19 September 2020
06 Agustus 2020
22 Juli 2020
22 April 2020
09 April 2020
02 April 2020
26 Maret 2020
12 Maret 2020
09 Maret 2020
02 Maret 2020
27 Februari 2020
20 Februari 2020
13 Februari 2020
06 Februari 2020