Situasi pandemi Covid-19 ini memang bukanlah situasi yang mudah, resiko penyebaran dan penularan virus masih menjadi suatu ancaman. Namun dengan kondisi yang seperti ini perusahaan harus bisa mengendalikan situasi ini dan menguatkan komponen internal untuk bersatu melalui masa sulit ini karena perekonomian tetap harus berjalan di tengah pandemi ini dengan tetap memiliki kewaspadaan yang tinggi dengan mematuhi dan melakukan protokol kesehatan.

Untuk mencegah penularan virus Covid-19 di era new normal, pemerintah memberikan himbauan kepada perusahaan untuk menerapkan protokol kesehatan dengan ketat. Pemerintah juga sudah menerbitkan surat edaran melalui Kementerian Kesehatan yang tertuang dalam Surat Edaran Menteri Kesehatan Nomor HK.02.01/MENKES/335/2020 tentang Protokol Pencegahan penularan Corona Virus Desease (Covid-19) di Tempat Kerja Sektor Jasa dan Perdagangan (Area Publik) dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha.

Berdasarakan hal tersebut, VADS Indonesia juga memiliki panduan kerja selama new normal untuk site Jakarta, Yogyakarta, dan Semarang meliputi perkembangan informasi terkait virus Covid-19, informasi mengenai apa saja yang harus dilakukan selama new normal, penyediaan berbagai fasilitas new normal, dan juga pembentukan tim penanganan virus Covid-19.

Setiap site wajib menerapkan protokol kesehatan untuk mencegah penularan virus Covid-19 ini seperti :

• Selalu mengenakan masker selama ada di area kantor
• Selalu mencuci tangan sebelum masuk ke area kantor
• Pengecekan suhu tubuh sebelum memasuki area kantor
• Pembatasan lift dengan maksimal 5 orang dan mengikuti petunjuk yang tertera dalam lift
• Menjaga jarak selama bekerja termausk meja dan kursi dengan jarak minimal 1 meter
• Mengenakan masker selama berada di area kerja
• Menjaga jarak baik di area kerja, ruang publik, area makan, area merokok dan mengikuti protokol kesehatan di area kantor
• Memberikan tanda khusus diberbagai lantai area pekerja seperti antrian masuk gedung, lift, toilet, dan area lain sebagai pembatas jarak
• Pengaturan jumlah pekerja yang masuk (shift) agar memudahkan penerapan dalam menjaga jarak
• Pembersihan secara berkala untuk beberapa tempat seperti pegangan pintu dan tangga, tombol lift, peralatan bersama, dan fasilitas umum lainnya yang ada di gedung
• Menjaga kebersihan area kerja seperti PC, Headset, dan meja kerja dengan menggunakan tisu desinfektan yang sudah disediakan
• Memberikan jarak dengan karyawan lain saat di ruang makan, dan tidak lupa untuk mencuci tangan sebelum makan.
• Area merokok diseluruh kantor VADS hanya dibatasi untuk 5 orang saja dengan jarak masing-masing kurang lebih 1 meter.
• Karyawan tidak diperkenankan untuk ke area kerja proyek atau divisi lain jika tidak ada keperluan yang berhubungan dengan pekerjaan.
• Untuk sementara, ruang publik seperti ruang makan umum (mezzanine) ditutup untuk mencegah kerumunan

Seluruh karyawan PT VADS Indonesia baik di Jakarta, Yogyakarta, dan Semarang sebelum memasuki area kerja wajib melakukan pengecekan suhu dan juga mengisi form data diri sebelum memasuki area kerja yang dapat di scan dari handphone masing-masing karyawan.

Untuk karyawan yang melanggar protokol kesehatan akan diberikan sanksi berupa surat peringatan oleh Human Capital PT VADS Indonesia. Petugas Keamanan yang bertugas pun berhak melakukan peneguran secara langsung di tempat apabila terdapat pelanggaran protokol kesehatan.

Berbagai tindakan yang dilakukan oleh PT VADS Indonesia dalam menangani dan pencegahan virus Covid-19 diantaranya selalu memberikan informasi berupa sosiaslisasi dan edukasi mengenai jaga jarak dan pentingnya menggunakan masker melalui email blast ke seluruh karyawan, memiliki hotline dan email service tersendiri untuk memberikan update dan laporan mengenai Covid-19 di lingkungan kantor kepada karyawan, serta membentuk tim penanganan Covid-19 dengan tujuan :

• Mengambil langkah pencegahan Covid-19 di lingkungan VADS Indonesia
• Mempercepat penanganan kasus Covid-19 dengan prosedur detail yang telah ditetapkan untuk pelaporan kasus Covid-19
• Mengambil langkah-langkah untuk menangani apabila terdapat kasus positif Covid-19, membuat rencana BCP (Business Continuity Plan) di tingkat perusahaan dan tingkat project
• Mempercepat pengambilan keputusan dalam segala hal yang berhubungan dengan Covid-19.

PT VADS Indonesia mengutamakan kesehatan dan keamanan sebagai prioritas nomor satu saat ini untuk mencegah penularan Covid-19 dan memberikan perlindungan seoptimal mungkin bagi kesehatan pekerja. Mari kita selalu melindungi diri kita, keluarga, dan rekan-rekan dari penularan Covid-19 ini!

Seiring dengan meningkatnya jumlah pelanggan dan ragam layanan, VADS Indonesia juga terus meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut, VADS Indonesia berhasil mengikuti pelatihan dan sertifikasi COPC HPMT untuk meningkatkan pengetahuan mengenai contact center kepada para Head dan Manajer Operasional terpilih dari beberapa Project pada 23 - 26 Juni 2020. 

Peserta COPC HPMT site Jakarta melakukan foto bersama setelah ujian sertifikasi dilakukan. 

Training ini berfokus untuk memberikan edukasi dalam industri contact center mulai dari operation hingga pendukung operation tersebut sehingga diharapkan dapat meningkatkan performance operation dan mampu memberikan pelayanan yang lebih baik lagi dan berkualitas kepada pelanggan. Pelatihan dan sertifikasi secara keseluruhan diadakan dalam format virtual, yakni menggunakan aplikasi Zoom dalam berinteraksi dengan trainer dari COPC yang berada di Kuala Lumpur. Pelatihan dan sertifikasi tersebut diikuti oleh total 17 Head dan Manajer Operasional VADS Indonesia dengan rincian 9 peserta dari site Jakarta dan 8 site dari Yogyakarta, berikut daftar karyawan yang berhasil lulus sertifikasi COPC HPMT : 

1. Lisa Parlina
2. Yohanes Wisnu
3. Cokorda Gede A
4. Hafyid Priangga
5. Hendra Lesmana
6. Ferri Apriandi
7. Lukman Nul Hakim
8. W Reyza
9. Susanti
10. Komarusitta
11. Ganies
12. Dian Ratna Furi
13. Bayu Istiaji
14. Eko Sudarmo
15. Nur Falaq Isbah
16. Azwar
17. Faruk Ali Roni

COPC (Customer Operations Performance Center) adalah sebuah perusahaan konsultan training yang memiliki kantor pusat di Winter Park, Florida dengan spesialisasi dalam transformasi customer experience. COPC menyediakan konsultasi, pelatihan, dan sertifikasi. Salah satunya adalah sertifikasi COPC. Sertifikasi COPC adalah pengakuan paling bergengsi di industri operasional customer experience. Proses sertifikasi COPC adalah dengan penilaian independen dan objektif atas kinerja operasional contact center.  Sertifikasi oleh COPC akan memvalidasi komitmen perusahaan untuk memberikan layanan yang terbaik kepada pelanggan nya. Dengan didapatkannya sertifikasi COPC, pelanggan dapat yakin terhadap perusahaan bahwa perusahaan menggunakan proses yang konsisten dan praktik kerja yang terbaik untuk mendorong dan mempertahankan peningkatan dalam bidang kepemimpinan, manajemen sumber daya manusia, proses, dan kinerja terutama dalam bidang contact center. Sudah lebih dari 500 perusahaan di 56 negara telah mendapatkan sertifikasi COPC sejak tahun 1996. Salah satu sertifikasi COPC adalah untuk COPC HPMT (High Performance Management Techniques).

Peserta COPC HPMT site Yogyakarta melakukan foto bersama setelah ujian sertifikasi dilakukan

Pelatihan dan sertifikasi COPC HPMT adalah pelatihan dalam beberapa hari yang mencakup semua area operasional dan proses pengelolaan contact center dengan kinerja yang baik. Pelatihan tersebut diantaranya adalah untuk menganalisis data transaksi dan kinerja untuk semua saluran kontak seperti voice, chat, dan email, melihat faktor kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan, melihat pentingnya implementasi dan penyederhanaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan, melihat kualitas dan akurasi dalam memahami perbedaan pelanggan dan bisnis, serta mengelola tim untuk layanan, kualitas, biaya, produktivitas, dan efisiensi. Pelatihan ini juga dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan juga meningkatkan ROI untuk pelayanan, kualitas, kepuasan pelanggan, pendapatan, biaya, produktivitas, dan efisiensi. Pelatihan diberikan oleh fasilitator ahli yang memiliki pengalaman rata-rata 15 tahun di bidang operasional contact center. 

VADS Indonesia terus meningkatkan kinerja operasional dalam bidang contact center. Tentunya selain meningkatkan layanan bagi pelanggan, dapat memberikan wawasan kepada karyawan yang juga menjadi salah satu prioritas VADS Indonesia. 

Coronavirus (COVID-19) telah menjadi tantangan global. Pandemi ini telah menyerang banyak negara termasuk salah satunya adalah Indonesia. Pemerintah di berbagai belahan dunia mengimplementasikan langkah pencegahan dan kontrol yang ketat. Di Indonesia, pemerintah telah menerapkan kebijakan social distancing untuk menghimbau masyarakat agar membatasi pergerakan dan beraktivitas di dalam rumah salah satunya adalah dengan Work From Home. Virus ini memang mempengaruhi kehidupan kita semua. Seluruh elemen masyarakat mulai dari pemerintah, perusahaan, dan individu berjuang untuk melawan virus ini, tak luput dari industri yang juga terdampak dari penyebaran virus ini. 

Di tengah kondisi ini, VADS Indonesia telah menetapkan prioritas untuk meningkatkan kapabilitas di internal perusahaan agar semuanya tetap aman sehingga para agent dan karyawan VADS Indonesia tetap produktif. VADS Indonesia terus berupaya memberikan layanan terbaik untuk para konsumen dan klien kami. Kami sadar, VADS Indonesia tidak akan menjadi sebesar sekarang jika tidak ada agent-agent dan karyawan yang setia melayani pelanggan dengan sepenuh hati. Untuk itu VADS Indonesia memastikan agar para agent dan karyawan kami tetap terlindungi baik kebersihan diri maupun nutrisi. 

Sejak awal wabah ini masuk ke Indonesia, VADS Indonesia berusaha mengambil beberapa langkah antisipatif untuk mencegah penyebaran virus terutama di lingkungan perusahaan dan di kalangan karyawan. Dalam menghadapi pandemi ini, VADS Indonesia merespons krisis ini dengan berbagai cara berikut ini : 

1. Pembentukan Tim Khusus COVID-19 untuk penanganan dan penanggulangan cepat terhadap proyek-proyek sesuai Business Continuity Plan yang diminta oleh klien. 
2. Melakukan Business Continuity Plan dengan menerapkan social distancing dan Work From Home bagi para agent dan karyawan kami. Hal ini kami terapkan dalam seluruh operasional kami untuk pembatasan sosial dengan menjaga jarak dengan tetap menjamin keamanan data dan ketepatan serta kecepatan pelayanan yang maksimal. 
3. Melakukan sosialisasi pencegahan COVID-19 dengan mendatangkan tenaga ahli sesuai dengan kriteria dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 
4. VADS Indonesia memiliki layanan hotline dan email dengan tim yang bekerja 24/7 untuk membantu menghubungkan karyawan atau agent kami jika memiliki isu terkait dengan COVID-19 serta memberikan update terbaru mengenai COVID-19 kepada para agent dan karyawan. 
5. Pembersihan dan penyemprotan desinfektan secara berkala pada lingkungan kerja PT VADS Indonesia diseluruh site. 
6. Mengecek suhu setiap karyawan dan agent secara reguler dan mencatat suhu tubuh karyawan sehingga dapat terpantau dengan baik. 
7. VADS Indonesia menyediakan fasilitas kesehatan di setiap lantai seperti penyediaan hand sanitizer, masker, memberikan vitamin kepada agent dan karyawan yang datang ke  kantor. 
8. VADS Indonesia memberikan update kepada instansi kesehatan setempat untuk memastikan protokol yang dijalankan sudah sesuai dengan arahan pemerintah. 
9. VADS Indonesia secara intensif berkomunikasi dan berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan agar memastikan semua pihak dapat bekerja dengan cara aman. Kami juga merilis pedoman agar menjaga hidup sehat, pedoman bekerja work from home agar tetap produktif, dan pedoman protokol kesehatan di lingkungan kantor yang diinformasikan kepada seluruh agent dan karyawan kami. 
10. VADS Indonesia juga menyediakan solusi untuk membantu perusahaan Anda agar dapat bekerja dari rumah dengan  aman dan tetap produktif dengan menggunakan VADS Cloud Solutions (Baca : Microsoft 365 untuk Aktivitas Produktif dan Efektif Saat Work From Home) 

Simak video antisipasi pencegahan penyebaran COVID-19 berikut ini : 

Itu adalah beberapa aksi nyata yang telah VADS Indonesia lakukan segala yang bisa kami bantu untuk menangani pandemi ini. Kesehatan dan keselamatan adalah prioritas nomor satu sehingga VADS Indonesia yakin apabila bekerja sama maka akan ada hasil baik yang dicapai. Seiring dengan itu, VADS Indonesia juga menggalang aksi sosial yang diinisiasi dengan nama Vadsters Peduli COVID-19 dalam menjaga visi, misi, dan nilai kemanusiaan dengan menggalang donasi untuk turut membantu meringankan perjuangan mengatasi corona virus. 

Di periode ini VADS Indonesia akan selalu mengikuti arahan pemerintah dan instansi terkait serta akan mengkomunikasikan seluruh perubahan dan kabar terbaru. Namun jangan khawatir, VADS Indonesia tetap beroperasi untuk melayani kebutuhan Anda. Hubungi kami di telepon (+62) 21 799 1445, email marketing@vads.co.id, atau Instagram @ptvadsindonesia.

#StayHealthy #StaySafe #StayAtHome

VADS Indonesia berhasil mendapatkan sertifikasi ISO 27001:2013. Sertifikasi tersebut menunjukkan VADS Indonesia telah memenuhi keseluruhan standar terkait dengan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dalam mengoperasikan bisnis terutama dari sisi Fasilitas dan Operasi Data Center untuk Contact Center Services.

VADS Indonesia mendapatkan sertifikasi ISO 27001:2013 karena dianggap sudah menerapkan berbagai strategi salah satunya dibidang keamanan informasi untuk memastikan ketahanan VADS Indonesia pada keamanan data baik secara korporat maupun kepada pelanggan.

Untuk mendapatkan sertifikasi ini tidak mudah, diperlukan proses yang panjang serta melalui proses audit yang menyeluruh. Sertifikasi Sistem Manajemen Keamanan Informasi ini merupakan wujud nyata komitmen VADS Indonesia untuk meningkatkan keamanan informasi dan meningkatkan kualitas teknologi informasi.

Mengingat, keamanan siber saat ini menjadi tantangan di industri terutama dalam digital di Indonesia. Ancaman siber dapat menyasar perusahaan baik penyedia produk maupun jasa dengan tujuan untuk mengakses data para pengguna produk atau jasa tersebut dan mencuri atau menjual identitas para pengguna ke pihak ketiga.

Sertifikasi ISO 27001:2013 merupakan suatu standar internasional dalam menerapkan sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management Systems (ISMS). Dengan menerapkan standar ISO 2700:2013, perusahaan dapat melindungi dan memelihara kerahasiaan dan ketersediaan informasi serta untuk mengendalikan resiko keamanan informasi pada perusahaan.

Penerapan ISO 27001:2013 juga diharapkan akan meningkatkan kepercayaan klien dan jaminan keamanan informasi yang akan berdampak pada peningkatan produktivitas, motivasi, moral, dan kinerja karyawan.

Pada hari Senin (25/11/19) DANA bekerjasama dengan VADS meresmikan layanan Digital Care Center DANA Indonesia di Jakarta. Kerja sama ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan informasi kepada para konsumen DANA.

Di dunia yang serba cepat ini, konsumen mengharapkan cara berkomunikasi yang cepat dan efektif. Dengan hadirnya layanan Digital Care Center yang terintegrasi akan memberikan kemudahan dalam memperoleh informasi terkait berbagai kebutuhan dan kendala yang dialami oleh konsumen sehingga dapat ditangani secara lebih cepat, tepat, dan terukur. Layanan Digital Care Center menjadi garda terdepan dalam merespons kebutuhan konsumen dalam mendapatkan kualitas pelayanan terbaik mengenai kebutuhan dan kendala yang dialami. Karenanya, Digital Care Center diharapkan dapat menjadi salah satu jembatan untuk membangun hubungan yang baik dengan konsumen dengan memberikan kemudahan layanan bagi para konsumen.

Deddy Hermansyah (Chief Marketing Officer VADS Indonesia) dan Juan Almer ( Head of Operations DANA Indonesia) meresmikan Digital Care Center DANA Indonesia

Juan Almer, Head of Operations DANA Indonesia mengatakan “Kita tidak bekerja sendiri melainkan bekerjasama, yaitu VADS dan DANA. Jangan pernah service kita as a client tapi service our customer menjadi happy. DANA memiliki core value yang salah satunya adalah customer first. DANA adalah financial technology yang service nomor satu nya adalah konsumen, sehingga kita harus mengutamakan pelayanan kepada konsumen.”

Saat ini DANA memiliki layanan Digital Care Center yang terpusat untuk memberikan layanan 24 jam bagi konsumennya untuk menjawab segala kebutuhan yang didukung oleh agen-agen berpengalaman dan terlatih yang terintegrasi dengan inovasi teknologi terkini. Layanan Digital Care Center ini terdiri dari penanganan seluruh kebutuhan, aduan, maupun keluhan konsumen.

Suasana site visit ke Digital Care Center DANA Indonesia

Deddy Hermansyah, Chief Marketing Officer VADS Indonesia mengatakan “Ini merupakan awal yang baik untuk VADS dan DANA. Mengutip dari artikel Ron Kaufman yang mengatakan bahwa terdapat enam kategori customer service. Tingkatan pertama adalah criminal service dimana konsumen marah karena konsumen diberikan jawaban yang salah atau merugikan. Kedua ada basic service dimana pelayanan yang kita berikan membuat konsumen kecewa dan mengatakan kepada yang lain bahwa tidak perlu menggunakan pelayanan kita. Ketiga ada expected service dimana kita hanya memberikan pelayanan yang biasa saja kepada konsumen. Keempat ada desired service dimana kita dapat memberikan pelayanan sesuai dengan harapan dan keinginan dari konsumen. Kelima adalah surprising service dimana kita dapat memberikan pelayanan lebih dari apa yang diharapkan oleh konsumen sehingga membuat konsumen senang dan akan kembali kepada kita. Dan tingkatan paling akhir adalah unbelievable service dimana pelayanan kita tidak dapat dilupakan oleh konsumen bahkan yang paling bagus sehingga konsumen dapat mempromosikan kepada teman-teman dan yang lainnya terkait dengan pelayanan kita. Oleh karena itu, VADS diharapkan dapat memberikan unbelievable service untuk DANA karena kami juga memiliki value yaitu If You Shine, I Shine Too.”

“VADS Indonesia dan DANA saling berkoordinasi untuk membuat pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Saat ini VADS Indonesia sudah memiliki 6500 karyawan. Dengan adanya DANA maka bisa lebih besar lagi dan kita bisa support DANA menjadi fintech terbesar di Indonesia.” Ujar Deddy Hermansyah.

Tak dapat dipungkiri bahwa saat ini persaingan dalam mencari pekerjaan sangatlah ketat. Setiap orang berlomba-lomba untuk mendapatkan pekerjaan yang diminati. Di era digital ini, internet dijadikan salah satu pilihan bagi para pencari kerja untuk mencari informasi lowongan kerja yang sesuai dengan kriteria mereka. Banyak sekali yang rela menyisihkan waktunya untuk mencari di search engine demi mendapatkan informasi lowongan kerja. Selain itu, banyak juga informasi lowongan kerja yang beredar melalui Whatsapp Group ataupun Line Group yang menggiurkan.

Hal ini kerap dimanfaatkan oleh oknum-oknum tertentu dalam mencari keuntungan dengan menipu atau menyebar informasi palsu kepada para pencari kerja. Hampir disetiap tahunnya, informasi berita palsu maupun modus penipuan lowongan pekerjaan selalu saja ada. Bahkan mungkin di tahun 2019 ini. Jadi, untuk para pencari kerja yang tengah mencari pekerjaan baru di tahun ini, sebaiknya harus mulai berhati-hati dan cerdas dalam memilah informasi yang beredar.

PT VADS Indonesia (“VADS”) mengimbau masyarakat luas berhati-hati terhadap berita palsu yang mengatasnamakan VADS yang terjadi akhir-akhir ini. Selain melalui iklan lowongan kerja di media sosial, para pelaku penyebar berita palsu ini juga menyebarkan pengumuman lowongan pekerjaan di VADS melalui broadcast message di aplikas WhatsApp maupun Line. Modusnya, pelaku menginformasikan adanya lowongan kerja VADS dengan salah satu klien VADS serta mencantumkan berbagai benefit yang diberikan kepada para pelamar. Selanjutnya, para pelamar diinformasikan untuk walk in interview dan psikotest di kantor PT VADS Indonesia Jakarta maupun di Medan.

Masyarakat diharapkan melakukan pengecekan melalui website resmi VADS di www.vads.co.id. PT VADS Indonesia akan menindak tegas segala bentuk penipuan dan penyebaran berita palsu yang mengatasnamakan perusahaan. Masyarakat dimohon agar selalu waspada, melakukan konfirmasi atau melaporkan segala bentuk indikasi penipuan atau informasi berita palsu melalui email humanperformance@vads.co.id atau recruitment.hc@vads.co.id.