VADS

Berita

  1. VADS
  2. Berita
  3. Business Continuity Planning sebagai Layanan Penting Menghadapi Krisis dan Bencana

Business Continuity Planning sebagai Layanan Penting Menghadapi Krisis dan Bencana

07 Oktober 2020

image.jpg

Sejumlah bisnis mengalami tantangan selama masa pandemi COVID-19 ini baik dari sisi keuangan maupun operasional. Tidak hanya pemasukan saja yang turun, namun produktivitas juga turun. Istilah Business Continuity Planning (BCP) dan fungsinya di perusahaan bukan istilah baru dalam dunia bisnis, namun jarang menjadi prioritas karena memerlukan biaya yang lebih dan membutuhkan waktu dalam penerapannya. Padahal, bencana bisa terjadi kapanpun dan tidak diketahui kapan dan berapa lama waktu yang terjadi sehingga perlu dilakukan perencanaan yang matang agar bisnis terus berjalan. Sehingga Business Continuity Planning sangat dibutuhkan oleh hampir sebagian perusahaan.

Pengertian Business Continuity Planning (BCP)

Business Continuity Planning atau dalam bahasa Indonesia adalah Perencanaan Kontinuitas Bisnis (PKB) adalah keadaan dimana kondisi bisnis harus tetap berjalan dengan merencanakan dan membuat rencana kerja untuk mengantisipasi kondisi organisasi saat terjadinya bencana. Business Continuity Planning memastikan bisnis dapat berjalan dan memberikan layanannya setelah terjadinya bencana. Business Continuity Planning dirancang sebagai pencegahan atau tindakan preventif, sehingga apabila timbul bencana perusahaan dan proses bisnis tidak akan terhambat. Tujuan dari Business Continuity Planning ini adalah menjaga bisnis tetap beroperasi meskipun ada gangguan dan menyelamatkan sistem informasi dari dampak bencana lebih lanjut. Business Continuity Planning dapat memperkecil efek peristiwa dari gangguan pada operasional dan mengurangi resiko kerugian keuangan dan meningkan kemampuan organisasi dalam proses pemulihan sesegera mungkin dari gangguan tersebut. Berdasarkan tujuan tersebut, Business Continuity Planning dapat membantu memperkecil biaya yang berhubungan dengan gangguan dan mengurangi resiko yang berhubungan dengan itu.

Fase Perencanaan Business Continuity Planning

Proses perencanaan suatu Business Continuity Plan akan memungkinkan perusahaan menemukan dan mengurangi (reduce) ancaman-ancaman, merespon (respond) suatu peristiwa ketika peristiwa itu terjadi, pulih (recover) dari dampak langsung suatu peristiwa dan akhirnya mengembalikan (restore) operasi seperti semula. Reduce, respond, recover dan restore atau yang lebih dikenal sebagai Empat R dalam Business Continuity Plan.

Berdasarkan standar CISSP (Certified Information System Security Professional), terdapat 4 fase proses BCP, yaitu :

  1. Penetapan Ruang Lingkup dan Perencanaan. Pada tahapan ini, akan direncanakan semua elemen-elemen yang diperlukan saat bencana terjadi seperti penanggung jawab pelaksana ketika terjadi, anggaran dana ketika bencana, dan area kritis yang perlu dilindungi dan harus tetap berjalan. Beberapa area kritis tersebut diantaranya adalah Jaringan LAN, WAN, server komputer, komunikasi data dan telekomunikasi, workstation, backup aplikasi dan perangkat lunak, media dan record untuk menyimpan data penting, serta SDM sebagai petugas pasca bencana selama proses produksi.
  2. Penetapan Business Impact Assessment (BIA). BIA digunakan untuk membantu unit bisnis memahami dampak dari bencana dan dilakukan sebelum membuat Disaster Recovery Plan (DRP). Tahapan ini meliputi pelaksanaan analisa resiko dan menentukan dampak terhadap perusahaan mengenai potential loss dan risk analysis secara 2 bentuk yaitu yang berhubungan dengan nilai uang (kuantitatif) dan dampak yang berhubungan dengan operasional (kualitatif).
  3. Pengembangan Business Continuity Planning (BCP). Pada proses ini dilakukan persiapan keadaan darurat meliputi rencana implementasi, rencana pengujian, dan pemeliharaan rencana yang dijalankan. Pada tahapan ini juga menentukan strategi pengoperasian business recovery alternatif untuk pemulihan bisnis dalam periode waktu yang sudah ditentukan dengan menunjuk tim dengan kapabilitas yang sudah ditentukan sebelumnya.
  4. Persetujuan Terhadap Rencana dan Implementasi. Proses ini adalah melakukan pengujian mengenai Business Continuity Planning. Selanjutnya adalah pelatihan dan sosialisasi kepada seluruh karyawan dan mengevaluasi hasil dari pelatihan tersebut. Langkah terakhir setelah evaluasi dan perbaikan yaitu meminta persetujuan akhir dari manajemen.

Manfaat Penerapan Business Continuity Planning

Adapun manfaat yang didapatkan apabila perusahaan menerapkan Business Continuity Planning adalah :

  1. Melindungi aset perusahaan
  2. Meningkatkan reputasi organisasi
  3. Meningkatkan ketahanan organisasi
  4. Melindungi pencapaian terhadap sasaran organisasi
  5. Memberikan kontribusi terhadap peningkatan berkelanjutan pada organisasi

Di era sekarang, terutama dalam masa pandemi seperti saat ini, perusahaan dirasa perlu mengimplementasikan Business Continuity Planning yang baik untuk menghindari terhambatnya kinerja perusahaan. Yang terpenting dari Business Continuity Planning ini adalah bagaimana membuat perusahaan untuk dapat bertahan di tengah krisis namun tetap fokus dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada para pelanggan.

Layanan Business Continuity Planning

Bertahan dalam masa pandemi membantu bisnis untuk kontinuitas dan berintegrasi dengan segala pemulihan bencana dan inisitaif dalam keadaan darurat dalam merespons yang lebih kuat terhadap bencana apapun. Berikut ini bagaimana Business Process Outsourcing (BPO) dapat membantu mempercepat pelaksanaan proses business continuity planning :

  • Ketersediaan Informasi. Rahasia (confidentiality), Integritas (integrity), dan ketersediaan (available) atau yang sering dikenal dengan CIA model keamanan yang sederhana namun harus diterapkan untuk kebijakan keamanan informasi di dalam perusahaan. Informasi adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis dengan berbagai situasi dan ancaman yang ada pada saat ini. Business Continuity Planning merupakan jalan untuk memastikan salah satu model tersebut diimplementasikan untuk dapat menghadapi bencana yang terjadi.
  • Customer Experience Continuity. Contact center telah menjadi bagian dari Business Process Outsourcing untuk menyampaikan informasi penting kepada para pelanggan baik secara inbound maupun outbound di berbagai channel. Ketersediaan layanan ini akan menjadi salah satu perusahaan dapat bertahan dan bisnis yang berkesinambungan dalam melayani pelanggan dan memastikan bahwa pengalaman pelanggan dapat dilakukan dengan optimal maupun selama bencana terjadi.

Mempersiapkan business continuity planning terutama untuk contact center penting dilakukan untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Resource yang dibutuhkan seperti premises, sumber daya manusia, sistem IT, jaringan, infrastruktur, data center, aplikasi, dan komunikasi perlu dipertimbangkan. Yang terpenting adalah menganalisa situasi masing-masing perusahaan karena setiap perusahaan memiliki tingkatan yang berbeda. Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan memiliki cloud-based backup sebagai salah satu solusi untuk efisiensi operasional.

Kesiapan Business Continuity Planning untuk memastikan customer experience berjalan dengan optimal menjadi tantangan tersendiri. Ada beberapa opsi level Business Continuity Planning yang tersedia dengan menganalisis 4 fase BCP yang sudah dibicarakan sebelumnya. BCP akan dijalankan bersamaan dengan strategi Disaster Recovery (DR) yang setiap perusahaan akan memiliki tingkat DR yang berbeda baik dalam Recover Point Objective maupun Recovery Time Objective. Tingkat DR yang tepat akan menjadi faktor penentu keberhasilan BCP dalam memastikan ketahanan bisnis yang diharapkan. Segera hubungi marketing@vads.co.id untuk konsultasi dan penerapan BCP perusahaan Anda sehingga dapat mempertahankan dan meningkatkan customer experience perusahaan Anda.



Bersama melangkah lebih maju untuk masa depan bisnis Anda.

Hubungi kami segera untuk mengetahui bagaimana VADS dapat membantu meningkatkan bisnis Anda.

Saya Tertarik
//