Berita
- VADS
- Berita
- Yuk, Cari Tahu Peran dan Tanggung Jawab Real Time Floor Management
Yuk, Cari Tahu Peran dan Tanggung Jawab Real Time Floor Management
20 Juni 2025
Operasional call center dituntut untuk selalu bergerak cepat dan responsif demi menjaga kualitas layanan. Salah satu faktor penting yang memastikan kelancaran proses kerja adalah peran Real Time Floor Management (RTFM). Kalau Anda saat ini bekerja atau tertarik membangun karier di industri call center, memahami peran ini perlu dilakukan adalah kunci agar Anda tahu bagaimana menjaga operasional tetap stabil, terarah, dan efisien setiap saat.
Operasional call center dituntut untuk selalu bergerak cepat dan responsif demi menjaga kualitas layanan. Salah satu faktor penting yang memastikan kelancaran proses kerja adalah peran Real Time Floor Management (RTFM). Kalau Anda saat ini bekerja atau tertarik membangun karier di industri call center, memahami peran ini perlu dilakukan adalah kunci agar Anda tahu bagaimana menjaga operasional tetap stabil, terarah, dan efisien setiap saat.
RTFM bukan hanya sekadar memantau aktivitas agen secara langsung, tetapi juga memastikan setiap proses layanan berjalan sesuai standar, target SLA (Service Level Agreement) tercapai, serta dapat mengambil tindakan cepat saat terjadi masalah. Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang apa itu Real Time Floor Management dan apa saja tanggung jawab utamanya di call center.
Apa Itu Real Time Floor Management?
Real Time Floor Management (RTFM) adalah proses pemantauan aktivitas di call center secara langsung dan real time. Tujuannya adalah untuk menjaga agar setiap lini operasional berjalan lancar dan seimbang. Tim RTFM bertugas mengawasi antrian panggilan, ketersediaan agen, dan memastikan setiap permintaan pelanggan ditangani dalam waktu yang optimal.
Dalam praktiknya, RTFM menggunakan dashboard pemantauan yang menampilkan metrik seperti Average Handling Time (AHT), Call Abandonment Rate, jumlah panggilan yang sedang dalam antrian, hingga waktu istirahat agen. Monitoring ini dilakukan secara live, sehingga setiap perubahan kecil dalam volume trafik atau performa agen bisa langsung ditangani.
Mengapa RTFM Penting di Call Center?
Anda mungkin bertanya-tanya, apa jadinya jika tidak ada RTFM di call center? Tanpa pemantauan yang akurat dan intervensi cepat, potensi keterlambatan layanan bisa meningkat drastis. Misalnya, ketika jumlah panggilan tiba-tiba melonjak karena promo tertentu atau kejadian darurat, RTFM akan segera menyusun ulang workforce deployment, memanggil agen cadangan, atau mengalihkan panggilan ke tim lain agar SLA tetap tercapai.
Selain itu, RTFM juga menjaga keseimbangan beban kerja antar agen, mencegah kelelahan, dan membantu mengatur waktu istirahat agar tetap sesuai aturan. Hal inilah yang menyebabkan peran RTFM sangat krusial untuk menjaga kualitas layanan pelanggan.
Tanggung Jawab Utama RTFM
Sebagai RTFM, Anda akan bertanggung jawab pada beberapa aspek operasional yang sifatnya taktis. Berikut beberapa tanggung jawab utama yang wajib Anda pahami:
1. Monitoring Lalu Lintas Panggilan
RTFM memantau jumlah panggilan masuk, durasi layanan, waktu tunggu, dan tren volume panggilan. Hal ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan real time.
2. Mengelola Ketersediaan Agen
Salah satu tugas utama RFTM adalah memastikan agen tersedia dalam jumlah cukup sesuai kebutuhan. Bila diperlukan, seorang RFTM juga harus mengatur ulang skedul shift atau meminta dukungan dari tim cadangan.
3. Menangani Gangguan Layanan
Saat terjadi sistem error, gangguan jaringan, atau lonjakan panggilan, RTFM akan segera melakukan eskalasi ke bagian teknis atau supervisor.
4. Koordinasi Antardepartemen
RTFM menjadi jembatan koordinasi antara tim agen, supervisor, WFM (Workforce Management), dan IT support agar segala hambatan bisa diselesaikan cepat.
5. Menyusun Laporan Harian
Setiap perubahan dan intervensi yang dilakukan selama shift akan dicatat dalam laporan real time, yang menjadi dasar evaluasi tim operasional.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi RTFM yang Andal
Kalau Anda tertarik menjadi seorang RTFM, berikut beberapa keterampilan yang perlu Anda miliki:
- Kecepatan Analisis: Anda harus mampu membaca dashboard dan menyimpulkan situasi dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat.
- Tegas dan Harus Bisa Bertindak Cepat: Saat menjadi RTFM Anda tidak ada waktu untuk ragu karena keputusan harus diambil seketika saat terjadi masalah.
- Kemampuan Komunikasi: Karena Anda harus berkoordinasi dengan banyak pihak, komunikasi yang jelas dan efektif sangat penting.
- Kemampuan Multitasking: Memantau berbagai indikator sekaligus sambil melakukan komunikasi aktif dengan tim membutuhkan fokus tinggi.
- Menguasai Tools RTFM: Familiar dengan sistem real time monitoring seperti Avaya CMS, Genesys, atau alat WFM lainnya akan sangat membantumu.
Tantangan dalam Peran RTFM
Menjadi RTFM tidak selalu mudah. Anda harus siap menghadapi tekanan tinggi, terutama saat terjadi traffic spike. Selain itu, Anda juga harus sigap dalam membuat keputusan yang berdampak besar terhadap operasional. Tantangan lain adalah ketika agen tidak disiplin mengikuti jadwal, atau saat sistem mengalami gangguan, di mana Anda harus mencari solusi cepat tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Namun, dengan latihan dan pelatihan yang tepat, Anda bisa mengasah insting operasional dan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan secara real time.
RTFM vs Quality Assurance: Apa Bedanya?
Meskipun sama-sama fokus pada pemantauan performa, peran RTFM dan Quality Assurance (QA) sangat berbeda. QA fokus pada evaluasi hasil akhir layanan, seperti cara agen menyapa pelanggan, etika, dan kesesuaian skrip. Sementara RTFM fokus pada kondisi layanan secara langsung, apakah agen tersedia, apakah antrian stabil, dan apakah sistem berjalan optimal saat itu juga.
Kolaborasi antara RTFM dan QA sangat penting agar call center tetap berjalan lancar dan berkualitas.
Ingin Jadi RTFM yang Andal dan Profesional?
Kalau Anda merasa tertarik untuk menjadi bagian penting dalam operasional contact center, sekarang saatnya Anda meningkatkan kompetensimu lewat pelatihan profesional, yuk ikut Pelatihan "Menjadi RTFM yang Efektif pada Contact Center”. Dengan mengikuti pelatihan ini Anda akan belajar langsung dari praktisi industri tentang bagaimana memonitor operasional secara real time, mengelola krisis dalam shift, serta teknik pengambilan keputusan cepat yang berdampak besar pada kualitas layanan. Materinya dirancang khusus agar relevan dengan kebutuhan operasional terkini di industri contact center.
Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda nggak hanya akan lebih siap dalam menjalani peran sebagai RTFM, tapi juga lebih percaya diri saat harus mengambil keputusan penting dalam waktu singkat. Yuk, maksimalkan karier Anda di dunia call center dan jadi ujung tombak yang memastikan operasional tetap stabil dan pelanggan merasa senang.
Berita Terkait
19 Juni 2025
03 Juni 2025
16 Mei 2025
27 Maret 2025
14 Maret 2025
07 Maret 2025
25 Februari 2025
18 Februari 2025
14 Februari 2025
11 Februari 2025
31 Januari 2025
28 Januari 2025
21 Januari 2025
14 Januari 2025
07 Januari 2025
27 Desember 2024
17 Desember 2024
13 Desember 2024
10 Desember 2024
06 Desember 2024
29 November 2024
15 November 2024
14 November 2024
08 November 2024
05 November 2024
31 Oktober 2024
25 Oktober 2024
22 Oktober 2024
18 Oktober 2024
16 Oktober 2024
11 Oktober 2024
08 Oktober 2024
07 Oktober 2024
04 Oktober 2024
27 September 2024
24 September 2024
20 September 2024
17 September 2024
13 September 2024
10 September 2024
10 September 2024
06 September 2024
04 September 2024
02 September 2024
02 September 2024
21 Agustus 2024
16 Agustus 2024
14 Agustus 2024
09 Agustus 2024
05 Agustus 2024
26 Juli 2024
23 Juli 2024
25 Juni 2024
18 Juni 2024
14 Juni 2024
12 Juni 2024
26 April 2024
05 April 2024
26 Maret 2024
25 Maret 2024
22 Maret 2024
29 Februari 2024
27 Februari 2024
23 Februari 2024
20 Februari 2024
09 Februari 2024
02 Februari 2024
30 Januari 2024
26 Januari 2024
23 Januari 2024
19 Januari 2024
17 Januari 2024
12 Januari 2024
09 Januari 2024
05 Januari 2024
04 Januari 2024
29 Desember 2023
26 Desember 2023
20 Desember 2023
13 Desember 2023
08 Desember 2023
05 Desember 2023
28 November 2023
23 November 2023
17 November 2023
14 November 2023
09 November 2023
08 November 2023
01 November 2023
27 Oktober 2023
24 Oktober 2023
17 Oktober 2023
17 Oktober 2023
11 Oktober 2023
10 Oktober 2023
06 Oktober 2023
04 Oktober 2023
29 September 2023
27 September 2023
22 September 2023
21 September 2023
15 September 2023
08 September 2023
05 September 2023
01 September 2023
25 Agustus 2023
22 Agustus 2023
18 Agustus 2023
15 Agustus 2023
08 Agustus 2023
04 Agustus 2023
26 Juli 2023
21 Juli 2023
04 Juli 2023
03 Juli 2023
30 Juni 2023
13 Juni 2023
09 Juni 2023
26 Mei 2023
19 Mei 2023
17 Mei 2023
12 Mei 2023
27 April 2023
20 April 2023
12 April 2023
04 April 2023
16 Maret 2023
09 Maret 2023
07 Maret 2023
02 Maret 2023
28 Februari 2023
22 Februari 2023
14 Februari 2023
13 Februari 2023
09 Februari 2023
07 Februari 2023
31 Januari 2023
26 Januari 2023
23 Januari 2023
17 Januari 2023
12 Januari 2023
06 Desember 2022
29 September 2022
31 Agustus 2022
20 April 2022
15 April 2022
06 April 2022
04 April 2022
01 April 2022
25 Februari 2022
23 Februari 2022
21 Februari 2022
18 Februari 2022
11 Februari 2022
08 Februari 2022
02 Februari 2022
31 Januari 2022
24 Januari 2022
17 Januari 2022
14 Januari 2022
12 Januari 2022
07 Januari 2022
03 Januari 2022
28 Desember 2021
13 Desember 2021
09 Desember 2021
07 Desember 2021
01 November 2021
27 Oktober 2021
25 Oktober 2021
22 Oktober 2021
18 Oktober 2021
15 Oktober 2021
14 Oktober 2021
27 April 2021
22 April 2021
13 April 2021
08 April 2021
05 April 2021
26 Maret 2021
18 Maret 2021
15 Maret 2021
12 Maret 2021
04 Maret 2021
02 Maret 2021
26 Februari 2021
23 Februari 2021
19 Februari 2021
16 Februari 2021
11 Februari 2021
09 Februari 2021
04 Februari 2021
26 Januari 2021
21 Januari 2021
19 Januari 2021
12 Januari 2021
07 Januari 2021
05 Januari 2021
29 Desember 2020
17 Desember 2020
15 Desember 2020
10 Desember 2020
08 Desember 2020
04 Desember 2020
18 November 2020
16 November 2020
13 November 2020
11 November 2020
10 November 2020
09 November 2020
06 November 2020
28 Oktober 2020
23 Oktober 2020
21 Oktober 2020
12 Oktober 2020
06 Oktober 2020
02 Oktober 2020
30 September 2020
19 September 2020
06 Agustus 2020
22 Juli 2020
22 April 2020
09 April 2020
02 April 2020
26 Maret 2020
12 Maret 2020
09 Maret 2020
02 Maret 2020
27 Februari 2020
20 Februari 2020
13 Februari 2020
06 Februari 2020