Seorang trainer tidak cukup hanya menguasai materi, tetapi juga perlu mampu menyampaikannya dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami peserta. Cara trainer membawakan materi sangat berpengaruh pada keberhasilan pelatihan. Sebagus apa pun materinya, jika penyampaiannya kurang efektif, peserta bisa saja kesulitan menangkap inti pelajaran.

Karena itu, penting bagi trainer untuk menguasai teknik penyampaian yang terstruktur, komunikatif, serta mendorong interaksi. Berikut beberapa cara yang dapat membantu trainer menyampaikan materi secara efektif sehingga sesi pelatihan terasa lebih hidup dan berkesan.

Strategi Efektif dalam Menyampaikan Materi Pelatihan

Untuk membuat pelatihan berjalan sukses, seorang trainer tidak hanya perlu memahami isi materi, tetapi juga bagaimana cara menyampaikannya agar mudah diterima peserta. Penyampaian yang tepat dapat meningkatkan keterlibatan audiens sekaligus memastikan tujuan pelatihan tercapai.

Ada berbagai strategi yang bisa diterapkan oleh trainer agar materi lebih mudah dipahami, menarik, serta meninggalkan kesan positif. Berikut beberapa cara yang dapat membantu Anda menyampaikan materi pelatihan dengan lebih efektif: 

1. Persiapkan Materi dengan Baik

Sebelum menyampaikan pelatihan, seorang trainer perlu melakukan persiapan secara matang. Hal ini dimulai dengan menentukan tujuan pelatihan yang jelas, lalu menyusun alur penyampaian materi secara runtut agar lebih mudah diikuti peserta. Materi sebaiknya dikemas dalam bentuk yang ringkas dan terstruktur, misalnya melalui slide presentasi, sehingga inti pembahasan dapat tersampaikan dengan efektif. 

Selain itu, penting juga untuk memahami profil audiens, mulai dari tingkat pengetahuan, pengalaman, hingga kebutuhan mereka, agar materi yang disampaikan relevan dan tepat sasaran. Dengan persiapan yang matang, seorang trainer akan lebih percaya diri sekaligus mampu menjaga fokus selama pelatihan berlangsung.

2. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas

Bahasa yang digunakan dalam pelatihan harus menyesuaikan dengan karakteristik audiens. Hindari penggunaan istilah teknis yang rumit tanpa penjelasan, karena bisa membuat peserta kesulitan mengikuti. Sebaiknya gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan komunikatif agar pesan lebih mudah diterima.

Selain itu, perhatikan intonasi suara. Jangan berbicara terlalu cepat atau terlalu pelan, usahakan berbicara dengan tempo yang terkontrol dan nada yang penuh semangat.

3. Libatkan Audiens Secara Aktif

Pelatihan yang hanya berisi pemaparan materi sering membuat peserta merasa jenuh. Untuk menghindari hal ini, penting bagi Anda untuk melibatkan audiens secara aktif. Caranya bisa dengan mengajukan pertanyaan yang relevan, mengajak mereka berbagi pengalaman, mengadakan diskusi dalam kelompok kecil, atau menyediakan sesi tanya jawab di sela-sela materi. Dengan adanya keterlibatan peserta, suasana pelatihan akan terasa lebih interaktif, sehingga informasi yang disampaikan lebih mudah dipahami dan diingat.

4. Gunakan Media dan Alat Bantu yang Tepat

Pemilihan media presentasi yang tepat dapat meningkatkan efektivitas dalam penyampaian materi. Anda bisa memanfaatkan slide presentasi yang ringkas dan visual, menggunakan video atau animasi untuk memperjelas konsep, menghadirkan studi kasus nyata sebagai bahan pembahasan, atau menambahkan alat peraga jika materi bersifat praktis. 

Media sebaiknya digunakan sebagai pendukung, bukan pengganti, sehingga penting memastikan bahwa setiap media yang dipilih relevan dengan topik dan benar-benar membantu peserta memahami materi dengan lebih baik.

5. Atur Waktu dengan Efektif

Manajemen waktu menjadi hal penting dalam sebuah pelatihan. Setiap bagian materi harus memiliki porsi waktu yang seimbang. Hindari terlalu lama membahas satu poin, karena hal itu dapat mengurangi fokus peserta. Buat jadwal sesi dengan memperhitungkan waktu untuk penyampaian materi, diskusi, praktik, serta evaluasi.

6. Berikan Contoh Nyata dan Studi Kasus

Peserta pelatihan akan lebih mudah memahami materi jika diberikan contoh konkret. Misalnya, ketika membahas strategi komunikasi, Anda bisa menyertakan simulasi percakapan dengan pelanggan atau menunjukkan rekaman kasus nyata. Studi kasus juga bisa menjadi bahan diskusi yang menarik, karena peserta dapat mengaitkan teori dengan pengalaman di lapangan.

7. Evaluasi dan Tindak Lanjut

Setelah sesi pelatihan berakhir, trainer perlu melakukan evaluasi untuk menilai keberhasilan proses yang telah dijalankan. Evaluasi ini bisa dilakukan dengan memberikan tes singkat guna mengukur sejauh mana peserta memahami materi, mengumpulkan umpan balik terkait cara penyampaian, hingga menyediakan materi tambahan atau bacaan sebagai pendalaman. Melalui evaluasi, trainer dapat mengetahui efektivitas pelatihan sekaligus memperoleh masukan berharga sebagai bahan perbaikan untuk sesi berikutnya.

8. Bangun Kepercayaan Diri dan Antusiasme

Seorang trainer perlu menunjukkan sikap percaya diri saat menyampaikan materi. Antusiasme yang Anda tunjukkan akan menular kepada peserta dan membuat mereka lebih bersemangat. Gunakan bahasa tubuh yang positif, kontak mata yang baik, serta senyum yang tulus. Semakin percaya diri Anda, semakin besar kemungkinan peserta merasa nyaman mengikuti pelatihan.

Kemampuan menyampaikan materi adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh seorang trainer. Dengan persiapan yang matang, pelafalan yang jelas, interaksi yang aktif, serta penggunaan media yang tepat, pelatihan akan menjadi lebih efektif dan berkesan.

Tingkatkan Keterampilan Anda Sebagai Trainer Profesional

Ingin lebih percaya diri saat membawakan pelatihan dan mampu menyampaikan materi dengan cara yang lebih efektif? Yuk, tingkatkan kemampuan Anda dengan mengikuti pelatihan Teknik Membawakan Pelatihan yang Impressive.

Dalam program ini, Anda akan belajar langsung dari praktisi berpengalaman tentang bagaimana merancang sesi pelatihan yang menarik, membangun interaksi dengan audiens, serta menyampaikan materi dengan cara yang lebih meyakinkan.

Jadikan diri Anda trainer yang lebih profesional, interaktif, dan berpengaruh. Tingkatkan keterampilan Anda sekarang melalui pelatihan berikut:

Konflik di tempat kerja adalah hal yang tidak bisa dihindari. Perbedaan latar belakang, gaya komunikasi, dan cara berpikir setiap individu sering kali menimbulkan gesekan, apalagi ditambah dengan tekanan pekerjaan dan target yang harus dicapai. Karena itu, peran manajer sangat krusial untuk memastikan konflik tidak berkembang menjadi masalah serius. Dengan penanganan yang tepat, suasana kerja tetap terjaga kondusif sekaligus mendukung produktivitas tim.

Jika dibiarkan, konflik dapat meruntuhkan motivasi, menghambat komunikasi, hingga menurunkan kinerja tim. Sebaliknya, ketika dikelola secara tepat, konflik bisa menjadi sumber lahirnya ide baru, mendorong inovasi, dan memperkuat kolaborasi. Oleh karena itu, manajer perlu memiliki keterampilan khusus untuk mengenali, mengatasi, dan menyelesaikan konflik secara efektif.

Langkah-langkah Efektif Mengatasi Konflik di Tempat Kerja

Setiap konflik memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga cara penanganannya pun tidak bisa disamaratakan. Namun, ada beberapa langkah dasar yang bisa dijadikan panduan oleh manajer untuk mengelola konflik di dalam tim. Pendekatan ini membantu menjaga hubungan kerja tetap sehat sekaligus meningkatkan kinerja organisasi. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diterapkan:

1. Identifikasi Akar Permasalahan

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memahami apa yang sebenarnya menjadi pemicu konflik. Apakah perbedaan muncul karena gaya komunikasi yang tidak selaras, beban kerja yang tidak merata, atau tujuan yang tidak sejalan? Dengan menggali akar masalah secara menyeluruh, manajer bisa memilih pendekatan yang lebih tepat dan efektif untuk menyelesaikan konflik.

2. Dengarkan Kedua Belah Pihak

Kesalahan yang sering dilakukan manajer adalah mengambil keputusan terburu-buru tanpa mendengarkan semua pihak yang terlibat. Memberikan kesempatan kepada setiap individu untuk menyampaikan pandangannya akan membuat mereka merasa dihargai. Selain itu, mendengarkan secara aktif membantu manajer memahami situasi dari berbagai perspektif sebelum menentukan solusi.

3. Jaga Netralitas

Dalam setiap konflik, manajer harus mampu menjaga sikap objektif. Menunjukkan keberpihakan pada salah satu pihak hanya akan menurunkan kepercayaan tim dan menimbulkan konflik baru. Dengan bersikap netral, manajer tidak hanya menjaga keadilan, tetapi juga memperlihatkan integritas dalam kepemimpinan.

4. Fokus pada Solusi, Bukan Menyalahkan

Ketika konflik dibahas, mudah sekali bagi tim untuk saling menyalahkan. Namun, manajer harus mengarahkan diskusi ke arah solusi. Fokus pada mencari jalan keluar yang bermanfaat bagi kedua belah pihak akan mempercepat penyelesaian masalah. Sikap saling menyalahkan justru berisiko memperburuk hubungan kerja.

5. Bangun Komunikasi yang Terbuka

Komunikasi yang buruk sering menjadi pemicu utama konflik. Oleh karena itu, manajer perlu mendorong terciptanya komunikasi yang terbuka, jujur, dan profesional di dalam tim. Dengan komunikasi yang baik, setiap anggota tim merasa bebas untuk menyampaikan pendapat tanpa takut dihakimi, sehingga potensi kesalahpahaman bisa diminimalisir.

6. Terapkan Pendekatan Win-win Solution

Solusi yang baik adalah solusi yang dapat diterima semua pihak. Prinsip win-win solution memungkinkan setiap orang merasa dihargai dan puas dengan hasil kesepakatan. Dengan demikian, mereka lebih termotivasi untuk berkontribusi positif terhadap tim dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama.

7. Dokumentasikan Kesepakatan

Setelah solusi ditemukan, langkah penting lainnya adalah mendokumentasikan kesepakatan yang telah dibuat. Dokumentasi berfungsi sebagai pedoman apabila konflik serupa muncul kembali di masa depan. Selain itu, catatan tersebut menunjukkan komitmen bersama yang sudah disetujui dan menjadi dasar evaluasi tim.

Mengelola konflik di tempat kerja membutuhkan keterampilan khusus yang harus dimiliki setiap manajer. Dengan mengidentifikasi akar masalah, mendengarkan kedua belah pihak, menjaga netralitas, fokus pada solusi, membangun komunikasi terbuka, menerapkan win-win solution, dan mendokumentasikan kesepakatan, manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan produktif.

Konflik seharusnya tidak selalu dipandang sebagai ancaman. Jika ditangani dengan tepat, konflik justru bisa menjadi kesempatan untuk memperkuat kolaborasi, meningkatkan kreativitas, dan membangun budaya kerja yang lebih solid.

Tingkatkan Keterampilan Anda dalam Mengelola Konflik

Ingin meningkatkan kemampuan Anda dalam mengelola konflik tim secara lebih profesional? Yuk, ikuti pelatihan Mengelola Konflik di Tempat Kerja untuk Leader bersama para praktisi berpengalaman. Anda akan mempelajari cara menemukan akar masalah konflik, teknik komunikasi yang efektif, hingga strategi membangun budaya kerja yang harmonis.

Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda tidak hanya lebih percaya diri menghadapi konflik, tetapi juga mampu menjadikannya peluang untuk memperkuat tim. 

Data pelanggan adalah salah satu aset paling berharga dalam bisnis modern. Bagi contact center, data yang dihasilkan dari berbagai interaksi dengan pelanggan menyimpan potensi besar untuk meningkatkan kualitas layanan, memahami kebutuhan konsumen, dan mengoptimalkan proses kerja. Di sinilah peran customer data analyst menjadi sangat penting.

Seorang analis data pelanggan (customer data analyst) tidak hanya mengolah data mentah, tetapi juga mengubahnya menjadi insight yang dapat mendukung pengambilan keputusan. Dengan memahami customer analytics secara mendalam, contact center dapat bertransformasi menjadi lebih proaktif dalam memberikan layanan yang tepat sasaran.

Mengapa Peran Customer Data Analyst Penting di Contact Center?

Customer data analyst berperan sebagai penghubung antara data pelanggan yang kompleks dengan strategi bisnis yang efektif. Melalui pengolahan data pelanggan, analis dapat mendeteksi tren, memprediksi perilaku konsumen, dan memberikan rekomendasi berbasis data.

Peran ini sangat penting karena:

• Memberikan wawasan strategis terkait preferensi dan kebutuhan pelanggan.
  
  
• Mendukung pengambilan keputusan berbasis data untuk mengurangi risiko bisnis.
  
  
• Meningkatkan pengalaman pelanggan melalui layanan yang lebih personal dan relevan.
  
  
• Mengoptimalkan kinerja operasional dengan menemukan celah perbaikan.
  
  

Dengan bantuan data analytics contact center, perusahaan dapat memanfaatkan setiap interaksi pelanggan sebagai sumber informasi berharga untuk pengembangan strategi layanan.

Jenis Data Pelanggan yang Perlu Dianalisis

Agar menghasilkan insight yang bermanfaat, seorang customer data analyst perlu memahami berbagai jenis data pelanggan, seperti:

1. Data Demografis
   Mencakup informasi dasar seperti usia, lokasi, dan jenis kelamin pelanggan. Data ini membantu dalam segmentasi audiens dan penyusunan strategi komunikasi yang tepat.
   
   
2. Data Perilaku
   Meliputi pola interaksi pelanggan dengan layanan, frekuensi panggilan, kanal komunikasi yang digunakan, hingga riwayat keluhan. Analisis perilaku pelanggan ini penting untuk memahami kebiasaan dan ekspektasi konsumen.
   
   
3. Data Transaksional
   Termasuk riwayat pembelian, penggunaan layanan, serta permintaan pelanggan. Data ini berguna untuk memetakan preferensi dan mengidentifikasi peluang upselling.
   
   
4. Data Feedback
   Berasal dari survei kepuasan seperti CSAT (Customer Satisfaction Score), NPS (Net Promoter Score), dan ulasan pelanggan. Data ini menunjukkan tingkat kepuasan sekaligus area yang perlu perbaikan.
   
   
5. Data Operasional
   Mencakup metrik seperti durasi panggilan, tingkat penyelesaian masalah, dan performa agen. Analisis ini membantu evaluasi kinerja contact center secara menyeluruh.
   
   

Teknik Dasar Analisis Data Pelanggan

Bagi Anda yang baru memulai di bidang customer analytics, berikut beberapa teknik yang bisa diterapkan:

1. Analisis Deskriptif

Teknik ini membantu memberikan gambaran umum tentang kinerja contact center. Contohnya, menghitung rata-rata waktu tunggu pelanggan atau tingkat penyelesaian masalah pada kontak pertama. Analisis deskriptif adalah dasar untuk memahami kondisi saat ini.

2. Segmentasi Data

Data pelanggan yang besar perlu dikelompokkan menjadi kategori yang lebih spesifik, seperti wilayah, jenis keluhan, atau preferensi layanan. Segmentasi membuat strategi pemasaran dan pelayanan lebih tepat sasaran.

3. Analisis Tren

Membandingkan data dari waktu ke waktu untuk mendeteksi pola perubahan. Misalnya, melihat apakah kepuasan pelanggan meningkat setelah penerapan program pelatihan agen. Analisis ini penting untuk menilai efektivitas strategi yang sudah diterapkan.

4. Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis)

Teknik ini digunakan untuk memahami penyebab mendasar dari suatu masalah. Misalnya, jika tingkat penyelesaian masalah menurun, Anda dapat menelusuri apakah penyebabnya terkait keterbatasan agen atau masalah proses internal.

5. Analisis Prediktif

Memanfaatkan data sebelumnya untuk memperkirakan perilaku pelanggan di masa mendatang. Contohnya, memprediksi lonjakan jumlah panggilan pada waktu tertentu. Cara ini membantu perusahaan menyiapkan strategi yang lebih tepat untuk jangka panjang.

Dengan menguasai teknik dasar analisis data pelanggan, Anda dapat mengubah data menjadi strategi yang memberikan dampak nyata bagi perusahaan. Karena peran customer data analyst tidak hanya berhenti pada membaca angka, tetapi juga menyusun rekomendasi yang mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

Ingin Meningkatkan Kemampuan Menganalisis Data Pelanggan untuk Mendukung Performa Kerja?

Yuk, kembangkan keterampilan Anda secara nyata dengan mengikuti pelatihan Mengenal Teknik dalam Proses Menganalisa Data di Contact Center. Dalam pelatihan ini, Anda akan belajar langsung dari para praktisi industri tentang proses kerja seorang customer data analyst, mengeksplorasi data dan membuat analisa, memahami standar pembuatan report berdasarkan benchmark, serta membuat report dan memvisualisasikan performance contact center. Setelah mengikuti pelatihan ini Anda diharapkan bisa memberikan kontribusi lebih besar bagi peningkatan kualitas layanan dan kinerja tim.

Yuk, maksimalkan potensi Anda sebagai analis data pelanggan dan dukung transformasi contact center ke arah yang lebih profesional sekarang juga. 

PT VADS Indonesia kembali menorehkan prestasi membanggakan di kancah nasional dengan meraih penghargaan sebagai “The Best Execution Winner in Outsourcing Industry” dalam ajang Strategy and Performance Execution Excellence (SPEx2®) Award 2025. Penghargaan ini diberikan kepada perusahaan-perusahaan yang mampu mengeksekusi strategi bisnis secara konsisten dan unggul, khususnya di tengah berbagai tantangan dan ketidakpastian industri saat ini. 

Diselenggarakan pada Kamis, 26 Juni 2025, di Hotel Le Méridien Jakarta, SPEx2® Award 2025 merupakan inisiatif dari KONTAN dan GML Performance Consulting dengan tema “Business Model Innovation in Uncertain Times”. Ajang ini merupakan bentuk apresiasi bagi organisasi yang mampu mengubah strategi menjadi hasil nyata melalui proses transformasi yang efektif, keselarasan internal, dan pemantauan kinerja secara berkelanjutan. 

Pengakuan ini menjadi bukti nyata dari komitmen PT VADS Indonesia dalam mendorong transformasi digital secara menyeluruh, sekaligus memperkuat sistem manajemen yang responsif dan kolaboratif. Berbagai inisiatif strategis telah dijalankan, mulai dari pengembangan kapabilitas digital, penerapan teknologi kecerdasan buatan dalam operasional, hingga penyelenggaraan pelatihan berkelanjutan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Upaya tersebut menjadi cerminan kesiapan perusahaan dalam menghadapi disrupsi dan dinamika industri yang terus berkembang. 

Lebih dari sekadar pengakuan, penghargaan ini juga semakin mengukuhkan posisi PT VADS Indonesia sebagai perusahaan outsourcing yang tidak hanya unggul dari sisi teknis, tetapi juga memiliki pandangan jangka panjang yang dilandasi oleh inovasi dan semangat kolaboratif. 

“Penghargaan ini merupakan hasil kerja keras seluruh tim VADS Indonesia. Tanpa semangat kolaborasi dan dedikasi setiap individu, pencapaian ini tidak mungkin terwujud. Kami percaya bahwa eksekusi strategi yang kuat hanya bisa dicapai ketika semua orang bergerak dalam satu tujuan. Saya sangat menghargai kontribusi setiap karyawan, dan pencapaian ini adalah milik kita bersama.”ujar Saravanan Belusami, CEO PT VADS Indonesia. 

SPEx2® Award sendiri merupakan ajang tahunan yang menilai keunggulan perusahaan dalam mengeksekusi strategi organisasi berdasarkan lima dimensi utama: komitmen manajemen, transformasi organisasi, pemetaan strategi, keselarasan antar fungsi, serta pelaksanaan dan pemantauan yang berkelanjutan. Penilaian dilakukan secara independen oleh tim ahli dari GML Performance Consulting dengan pendekatan yang menyeluruh dan objektif. 

Bagi PT VADS Indonesia, penghargaan ini menjadi motivasi baru untuk terus memperkuat performa bisnis, mendorong inovasi layanan, dan mempertahankan budaya kerja kolaboratif yang telah menjadi pondasi perusahaan. Dengan bekal integritas dan dedikasi tinggi, PT VADS Indonesia optimis dapat terus memberikan dampak positif, baik bagi klien, karyawan, maupun masyarakat secara luas. 

Operasional call center dituntut untuk selalu bergerak cepat dan responsif demi menjaga kualitas layanan. Salah satu faktor penting yang memastikan kelancaran proses kerja adalah peran Real Time Floor Management (RTFM). Kalau Anda saat ini bekerja atau tertarik membangun karier di industri call center, memahami peran ini perlu dilakukan adalah kunci agar Anda tahu bagaimana menjaga operasional tetap stabil, terarah, dan efisien setiap saat.

RTFM bukan hanya sekadar memantau aktivitas agen secara langsung, tetapi juga memastikan setiap proses layanan berjalan sesuai standar, target SLA (Service Level Agreement) tercapai, serta dapat mengambil tindakan cepat saat terjadi masalah. Yuk, cari tahu lebih lanjut tentang apa itu Real Time Floor Management dan apa saja tanggung jawab utamanya di call center.

Apa Itu Real Time Floor Management?

Real Time Floor Management (RTFM) adalah proses pemantauan aktivitas di call center secara langsung dan real time. Tujuannya adalah untuk menjaga agar setiap lini operasional berjalan lancar dan seimbang. Tim RTFM bertugas mengawasi antrian panggilan, ketersediaan agen, dan memastikan setiap permintaan pelanggan ditangani dalam waktu yang optimal.

Dalam praktiknya, RTFM menggunakan dashboard pemantauan yang menampilkan metrik seperti Average Handling Time (AHT), Call Abandonment Rate, jumlah panggilan yang sedang dalam antrian, hingga waktu istirahat agen. Monitoring ini dilakukan secara live, sehingga setiap perubahan kecil dalam volume trafik atau performa agen bisa langsung ditangani.

Mengapa RTFM Penting di Call Center?

Anda mungkin bertanya-tanya, apa jadinya jika tidak ada RTFM di call center? Tanpa pemantauan yang akurat dan intervensi cepat, potensi keterlambatan layanan bisa meningkat drastis. Misalnya, ketika jumlah panggilan tiba-tiba melonjak karena promo tertentu atau kejadian darurat, RTFM akan segera menyusun ulang workforce deployment, memanggil agen cadangan, atau mengalihkan panggilan ke tim lain agar SLA tetap tercapai.

Selain itu, RTFM juga menjaga keseimbangan beban kerja antar agen, mencegah kelelahan, dan membantu mengatur waktu istirahat agar tetap sesuai aturan. Hal inilah yang menyebabkan peran RTFM sangat krusial untuk menjaga kualitas layanan pelanggan.

Tanggung Jawab Utama RTFM

Sebagai RTFM, Anda akan bertanggung jawab pada beberapa aspek operasional yang sifatnya taktis. Berikut beberapa tanggung jawab utama yang wajib Anda pahami:

1. Monitoring Lalu Lintas Panggilan

 RTFM memantau jumlah panggilan masuk, durasi layanan, waktu tunggu, dan tren volume panggilan. Hal ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan real time.

2. Mengelola Ketersediaan Agen

 Salah satu tugas utama RFTM adalah memastikan agen tersedia dalam jumlah cukup sesuai kebutuhan. Bila diperlukan, seorang RFTM juga harus mengatur ulang skedul shift atau meminta dukungan dari tim cadangan.

3. Menangani Gangguan Layanan

Saat terjadi sistem error, gangguan jaringan, atau lonjakan panggilan, RTFM akan segera melakukan eskalasi ke bagian teknis atau supervisor.

4. Koordinasi Antardepartemen

RTFM menjadi jembatan koordinasi antara tim agen, supervisor, WFM (Workforce Management), dan IT support agar segala hambatan bisa diselesaikan cepat.

5. Menyusun Laporan Harian

Setiap perubahan dan intervensi yang dilakukan selama shift akan dicatat dalam laporan real time, yang menjadi dasar evaluasi tim operasional.

Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi RTFM yang Andal

Kalau Anda tertarik menjadi seorang RTFM, berikut beberapa keterampilan yang perlu Anda miliki:

• Kecepatan Analisis: Anda harus mampu membaca dashboard dan menyimpulkan situasi dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat.
• Tegas dan Harus Bisa Bertindak Cepat: Saat menjadi RTFM Anda tidak ada waktu untuk ragu karena keputusan harus diambil seketika saat terjadi masalah.
• Kemampuan Komunikasi: Karena Anda harus berkoordinasi dengan banyak pihak, komunikasi yang jelas dan efektif sangat penting.
• Kemampuan Multitasking: Memantau berbagai indikator sekaligus sambil melakukan komunikasi aktif dengan tim membutuhkan fokus tinggi.
• Menguasai Tools RTFM: Familiar dengan sistem real time monitoring seperti Avaya CMS, Genesys, atau alat WFM lainnya akan sangat membantumu.

Tantangan dalam Peran RTFM

Menjadi RTFM tidak selalu mudah. Anda harus siap menghadapi tekanan tinggi, terutama saat terjadi traffic spike. Selain itu, Anda juga harus sigap dalam membuat keputusan yang berdampak besar terhadap operasional. Tantangan lain adalah ketika agen tidak disiplin mengikuti jadwal, atau saat sistem mengalami gangguan, di mana Anda harus mencari solusi cepat tanpa mengorbankan kualitas layanan.

Namun, dengan latihan dan pelatihan yang tepat, Anda bisa mengasah insting operasional dan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan secara real time.

RTFM vs Quality Assurance: Apa Bedanya?

Meskipun sama-sama fokus pada pemantauan performa, peran RTFM dan Quality Assurance (QA) sangat berbeda. QA fokus pada evaluasi hasil akhir layanan, seperti cara agen menyapa pelanggan, etika, dan kesesuaian skrip. Sementara RTFM fokus pada kondisi layanan secara langsung, apakah agen tersedia, apakah antrian stabil, dan apakah sistem berjalan optimal saat itu juga.

Kolaborasi antara RTFM dan QA sangat penting agar call center tetap berjalan lancar dan berkualitas.

Ingin Jadi RTFM yang Andal dan Profesional?

Kalau Anda merasa tertarik untuk menjadi bagian penting dalam operasional contact center, sekarang saatnya Anda meningkatkan kompetensimu lewat pelatihan profesional, yuk ikut Pelatihan "Menjadi RTFM yang Efektif pada Contact Center”. Dengan mengikuti pelatihan ini Anda akan belajar langsung dari praktisi industri tentang bagaimana memonitor operasional secara real time, mengelola krisis dalam shift, serta teknik pengambilan keputusan cepat yang berdampak besar pada kualitas layanan. Materinya dirancang khusus agar relevan dengan kebutuhan operasional terkini di industri contact center.

Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda nggak hanya akan lebih siap dalam menjalani peran sebagai RTFM, tapi juga lebih percaya diri saat harus mengambil keputusan penting dalam waktu singkat. Yuk, maksimalkan karier Anda di dunia call center dan jadi ujung tombak yang memastikan operasional tetap stabil dan pelanggan merasa senang. 

Telesales atau penjualan melalui telepon merupakan salah satu strategi pemasaran langsung yang efektif bila dijalankan dengan teknik yang tepat. Meski begitu, tidak sedikit tenaga telesales yang kesulitan dalam mencapai target penjualan bulanannya. Tantangan seperti prospek yang tidak tertarik, penolakan berulang, dan kesulitan membangun hubungan dengan pelanggan bisa menjadi hambatan besar dalam proses closing. 

Namun, dengan strategi dan pendekatan yang tepat, target penjualan bukanlah sesuatu yang mustahil untuk dicapai. Cari tahu tips mudah dan praktis yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan performa dan produktivitas diri di artikel ini.

Ragam Tips Mudah Mencapai Target Penjualan untuk Telesales

Ssst, beberapa tips mudah mencapai target penjualan untuk telesales ini, bisa diterapkan untuk Anda yang sudah berpengalaman atau baru mau memulai karier sebagai seorang telesales lho. Berikut adalah tips-tips yang bisa Anda terapkan:

1. Pahami Produk Secara Mendalam

Langkah pertama yang wajib dilakukan adalah menguasai pengetahuan tentang produk atau layanan yang Anda tawarkan. Pelanggan akan lebih percaya pada agen telesales yang mampu menjelaskan manfaat produk secara jelas dan meyakinkan. Oleh karena itu, Anda perlu menguasai fitur, keunggulan, dan nilai jual unik produk agar bisa menjawab setiap pertanyaan atau keluhan dengan percaya diri.

2. Gunakan Skrip, Tapi Tetap Fleksibel

Skrip membantu menjaga alur percakapan tetap rapi dan terstruktur. Namun, jangan bergantung sepenuhnya pada skrip. Karena Pelanggan bisa merasakan ketika Anda berbicara secara dengan penggunaan kata yang terlalu kaku. Jadikan skrip sebagai panduan dasar, lalu sesuaikan dengan gaya komunikasi pelanggan. Dengarkan dengan aktif dan tanggapi secara relevan agar percakapan terasa lebih natural dan meyakinkan.

3. Kenali Target Audiens 

Segmentasi audiens sangat penting dalam dunia telesales. Pastikan Anda memahami: dengan siapa Anda berbicara, apa kebutuhan pelanggan, masalah yang ingin diselesaikan pelanggan, dan motivasi mereka dalam membeli produk Anda . Dengan informasi ini, Anda bisa menyesuaikan pendekatan secara lebih personal dan relevan.

4. Bangun Hubungan Emosional

Salah satu faktor penting dalam keberhasilan telesales adalah membangun kepercayaan. Ciptakan hubungan emosional dengan pelanggan melalui komunikasi yang hangat dan perhatian. Sebut nama pelanggan, tanyakan kabar, dan berikan apresiasi atas waktu yang mereka luangkan. Hal inilah yang dapat meningkatkan kemungkinan pelanggan membeli produk yang Anda tawarkan.

5. Gunakan Teknik Pertanyaan Terbuka

Alih-alih langsung menawarkan produk, mulailah percakapan dengan pertanyaan terbuka yang menggali kebutuhan dan permasalahan pelanggan. Misalnya: "Apa tantangan yang saat ini ibu/bapak hadapi dalam mengatur keuangan bulanan?" Pertanyaan seperti ini membuka peluang bagi Anda untuk menyampaikan solusi yang relevan dan tepat sasaran.

6. Kelola Waktu dengan Efisien

Waktu adalah aset utama dalam telesales. Gunakan alat bantu seperti CRM, jadwal panggilan, atau pengingat otomatis untuk memaksimalkan jumlah panggilan produktif. Prioritaskan prospek potensial dan jadwalkan follow up secara teratur. Hindari menghabiskan waktu terlalu lama pada satu panggilan yang tidak menunjukkan potensi.

7. Tingkatkan Skill Mendengarkan 

Mendengarkan secara aktif adalah kemampuan penting yang sering diremehkan. Banyak agen terlalu fokus pada skrip sehingga lupa menangkap kebutuhan pelanggan secara mendalam. Dengarkan dengan sungguh-sungguh, beri jeda sebelum menanggapi, dan pastikan Anda mengonfirmasi kembali informasi yang diterima untuk menghindari miskomunikasi.

8. Hadapi Penolakan dengan Strategi

Penolakan adalah bagian dari pekerjaan telesales. Hal yang penting bukan menghindarinya, tetapi bagaimana Anda meresponsnya. Persiapkan respons untuk keberatan umum seperti "Saya tidak tertarik" atau "Harganya terlalu mahal" dengan pendekatan yang sopan namun solutif. Latih kemampuan persuasi dan jangan menyerah pada penolakan pertama.

9. Analisis dan Evaluasi Kinerja Secara Rutin

Pantau performa Anda secara berkala Caranya dengan mencatat berapa banyak panggilan yang berhasil, tentukan tingkat konversi, waktu rata-rata per panggilan, dan alasan penolakan. Dengan data ini, Anda bisa mengevaluasi strategi yang kurang efektif dan memperbaikinya. Jangan lupa juga untuk menggunakan feedback dari supervisor atau pelanggan sebagai bahan pembelajaran.

10. Ikuti Pelatihan Telesales Secara Berkala

Telesales adalah bidang yang terus berkembang. Untuk bisa tetap kompetitif, penting untuk terus mengasah keterampilan dan memperbarui pengetahuan melalui pelatihan atau workshop. Dengan mengikuti pelatihan yang tepat, Anda bisa mendapatkan teknik terbaru dalam closing, pendekatan pelanggan, dan penggunaan tools digital dalam proses penjualan.

\Itu tadi beberapa tips mudah mencapai target penjualan untuk telesales. Selain menerapkan beberapa tips di atas, jangan ragu untuk selalu berlatih dan terus memperbaiki diri. Karena hal inilah yang juga akan memudahkan Anda untuk bisa mencapai target penjualan. 

Ingin Lebih Jago Telesales dan Capai Target Penjualan Lebih Cepat?

Yuk, tingkatkan kemampuan telesales secara nyata dan terstruktur, dengan ikut pelatihan Meningkatkan Strategi Telesales Untuk Mencapai Target Penjualan. Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda akan belajar langsung dari para praktisi industri tentang strategi closing yang efektif, teknik komunikasi yang meyakinkan, dan cara membangun kepercayaan pelanggan lewat telepon.

Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda tidak hanya akan lebih percaya diri saat menelepon pelanggan, tetapi juga lebih siap dalam menghadapi berbagai situasi penjualan. Maksimalkan potensi Anda sebagai telesales profesional dan capai target penjualan lebih konsisten dengan ikut pelatihan 

PT VADS Indonesia dengan bangga mengumumkan hasil survei Net Promoter Score (NPS) dan Customer Satisfaction (CSAT) yang menunjukkan pencapaian luar biasa. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh IPSOS pada tahun 2024 dan dirilis pada Januari 2025, PT VADS Indonesia mencatatkan skor NPS sebesar 63 dan tingkat kepuasan pelanggan (CSAT T3B%) mencapai 97%.

Komitmen Terhadap Pelayanan Terbaik

Pencapaian ini mencerminkan komitmen PT VADS Indonesia dalam memberikan layanan terbaik bagi seluruh klien dan mitra bisnis. Hasil ini juga menjadi dorongan bagi perusahaan untuk terus berinovasi dan meningkatkan kualitas layanan demi mendukung kesuksesan bisnis pelanggan.

Dukungan Pelanggan sebagai Kunci Keberhasilan

Keberhasilan ini tidak terlepas dari kepercayaan dan dukungan penuh dari pelanggan dan mitra PT VADS Indonesia. Dengan pencapaian ini, perusahaan semakin termotivasi untuk menjalin kolaborasi yang lebih erat serta menghadirkan layanan berkualitas tinggi yang memenuhi ekspektasi pelanggan.

PT VADS Indonesia mengucapkan terima kasih kepada seluruh pelanggan atas kepercayaan yang telah diberikan. Mari terus bekerja sama untuk mencapai kesuksesan yang lebih besar di masa depan!

Jakarta, 31 Oktober 2024 – PT VADS Indonesia kembali meraih dua penghargaan bergengsi Stellar Workplace Awards 2024: Employee Commitment dan Employee Satisfaction. Penghargaan ini merupakan pencapaian keempat secara berturut-turut bagi VADS Indonesia sejak tahun 2021.

Stellar Workplace Awards adalah penghargaan bergengsi yang diberikan oleh One GML Centre of Digital & Human Transformation (CDHX) dan majalah Kontan, yang menyoroti perusahaan yang menunjukkan dedikasi luar biasa dalam menciptakan lingkungan kerja yang unggul.

Penghargaan ini diterima oleh Ibu Dian Andriani, Head of Human Capital PT VADS Indonesia. Dalam pesannya, CEO Saravanan Belusami mengungkapkan, “Saya selalu percaya bahwa karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif. Penghargaan ini menjadi bukti atas upaya kami dalam membangun budaya kerja di mana setiap orang merasa dihargai dan didukung. Terima kasih kepada seluruh VADSters yang telah membuat perjalanan ini begitu berkesan.”

PT VADS Indonesia tetap berkomitmen untuk mengutamakan kesejahteraan dan pengembangan profesional karyawannya. Perusahaan akan terus berinovasi dan berinvestasi pada SDM untuk memastikan lingkungan kerja kelas dunia.

Jakarta, 24 Oktober 2024 – VADS Indonesia, anak perusahaan dari TM ONE, hari ini kedatangan tamu istimewa. Sejumlah petinggi dari Telekom Malaysia (TM), TM Global, dan TM One melakukan kunjungan kerja ke kantor pusat VADS Indonesia di Jakarta. Kunjungan ini menjadi momen berharga untuk mempererat hubungan antar perusahaan dan berbagi inspirasi. 

Para tamu yang hadir antara lain Bapak Amar Huzaimi Bin MD Deris selaku Group Chief Executive Officer Telecom Malaysia, Bapak Ahmad Fairuz Bin Rahim selaku Deputy Group Chief Finance Officer Telecom Malaysia, Ibu Shazurawati Binti Abd Karim selaku Executive Vice President/CEO TM One, Bapak Baharul Nizam Said Daliman selaku Vice President International Sales TM Global, dan Ibu Noorhanida Binti Su'ib selaku Vice President Product & Innovation TM One. 

Kunjungan diawali dengan sambutan hangat dari seluruh manajemen VADS Indonesia. Para tamu disuguhkan tarian tradisional khas Jambi, Tari Sekapur Sirih, sebagai bentuk penghormatan dan ucapan selamat datang. Setelah itu, acara dilanjutkan dengan sesi "Lawatan Mesra" yang dipandu langsung oleh Bapak Amar Huzaimi MD Deris. Dalam sesi ini, beliau berbagi pengalaman dan memberikan motivasi kepada seluruh karyawan VADS Indonesia. 

Untuk memeriahkan acara, pagar ayu dan pagar bagus (usher) mengenakan baju bodo khas Sulawesi Selatan, sementara MC tampil memukau dengan busana tradisional Jawa. Suasana semakin hangat dengan adanya sesi tanya jawab antara Bapak Amar Huzaimi MD Deris dengan para karyawan VADS Indonesia. 

Acara diakhiri dengan sesi foto bersama dan kunjungan ke setiap lantai kantor VADS Indonesia. Selain mengunjungi kantor pusat, para tamu juga berkesempatan untuk melihat langsung proyek-proyek strategis yang sedang dijalankan oleh VADS Indonesia, seperti proyek Prakerja, XL, dan Amar Bank. 

Kunjungan para petinggi TM ini diharapkan dapat semakin memperkuat sinergi antara VADS Indonesia dengan induk perusahaannya. Selain itu, kunjungan ini juga menjadi motivasi bagi seluruh karyawan VADS Indonesia untuk terus berkarya dan memberikan yang terbaik bagi perusahaan. 

VADS Indonesia telah dipuji atas kontribusinya yang luar biasa terhadap keberlanjutan lingkungan, meraih penghargaan ESG Warrior XL Axiata 2024 yang bergengsi dalam kategori Best Environment Initiative - Silver Category. Pengakuan bergengsi ini menggarisbawahi komitmen perusahaan yang tak tergoyahkan untuk menciptakan dampak positif bagi planet ini.

Penghargaan ESG Warrior mengakui organisasi-organisasi yang menunjukkan kepemimpinan luar biasa dalam praktik lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Pengakuan VADS Indonesia menyoroti pencapaian signifikannya dalam mempromosikan praktik bisnis berkelanjutan dan berkontribusi pada masa depan yang lebih hijau.

CEO kami, Saravanan Belusami, mengungkapkan kebanggaannya dan terima kasihnya kepada tim atas pencapaian mereka. Dia berkata, "Penghargaan ini merupakan bukti nyata dari kerja keras dan dedikasi seluruh tim kami. Ini adalah upaya kolektif yang telah memungkinkan kami untuk memberikan dampak yang berarti bagi lingkungan. Saya sangat bangga dengan apa yang telah kami capai bersama. Saya juga ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada XL Axiata atas pengakuan atas upaya kami dan karena menjadi mitra yang begitu mendukung."

Ke depannya, VADS Indonesia tetap berkomitmen untuk memajukan agenda keberlanjutannya. Perusahaan bertujuan untuk menetapkan tolok ukur baru dalam praktik berkelanjutan, berkolaborasi dengan organisasi yang memiliki pemikiran serupa, dan terus berkontribusi pada masa depan yang lebih berkelanjutan.

Penghargaan ESG Warrior VADS Indonesia merupakan bukti dedikasinya terhadap keberlanjutan lingkungan dan dampak positifnya bagi masyarakat. Seiring dengan terus berinovasi dan mendorong perubahan, perusahaan tetap menjadi pemimpin dalam bidang praktik bisnis berkelanjutan.

Pada 8 Oktober 2024, VADS Indonesia dengan hangat menyambut kedatangan delegasi National Union of Telecommunication Employees (NUTE) Malaysia di kantor kami. NUTE adalah organisasi yang mewakili para pekerja non-eksekutif di sektor telekomunikasi, yang memiliki peran penting dalam menjaga kesejahteraan pekerja di industri ini.

Kunjungan ini bertujuan untuk memperkenalkan VADS Indonesia sebagai salah satu perusahaan penyedia business process outsourcing (BPO) yang unggul, serta menunjukkan teknologi terbaru yang telah kami adaptasi di pusat layanan pelanggan (contact center). Di antara solusi inovatif yang kami perkenalkan adalah Omnichannel—teknologi yang memungkinkan interaksi pelanggan yang seamless dan terintegrasi melalui berbagai saluran komunikasi, baik digital maupun konvensional.

Dengan terjalinnya kunjungan ini, kami berharap dapat membuka peluang kolaborasi yang lebih erat antara VADS Indonesia dan NUTE Malaysia, serta mendorong pengembangan layanan yang lebih baik bagi industri telekomunikasi di masa depan.

Terima kasih kepada NUTE atas kunjungannya yang berharga! Kami yakin sinergi yang tercipta akan memberikan manfaat besar ke depannya.

Ingin memulai karier di dunia contact center? Salah satu langkah penting yang harus Anda kuasai adalah menyusun CV yang menarik dan profesional. CV bukan hanya sekadar dokumen, melainkan gambaran diri yang bisa menjadi penentu kesuksesan Anda mendapatkan pekerjaan impian.

Ikuti webinar “Membuat CV Menarik untuk Pelamar Kerja” yang akan memberikan pembekalan dasar untuk memulai karier Anda. Webinar ini cocok untuk Anda yang sedang mempersiapkan diri menjadi agent contact center atau pekerjaan lainnya. Dengan materi yang disusun secara rinci, Anda akan lebih percaya diri dalam menyusun CV yang profesional dan menarik perhatian perekrut.

Apa Saja yang Akan Dibahas?

Webinar ini akan membahas beberapa topik penting, di antaranya:

1. Pengertian dan Jenis-Jenis CV: Pahami berbagai format CV yang sesuai dengan bidang dan posisi yang Anda lamar.
2. Step-by-Step Guide Membuat CV Profesional: Ikuti panduan praktis dalam menyusun CV yang menarik dan efektif.
3. Menyusun Pengalaman dan Keterampilan pada CV: Pelajari cara menonjolkan pengalaman dan keterampilan agar relevan dengan pekerjaan yang Anda incar.

Informasi Webinar:

• Tanggal: Kamis, 17 Oktober 2024
• Waktu: 15.00-17.00 WIB
• Durasi: 2 jam
• Venue: Online melalui Microsoft Teams
• Trainer: Silvani Imanda, seorang profesional berpengalaman di bidang HR dan pengembangan karier.

Fasilitas:

• E-Certificate
• Materi (PDF)

Biaya:

Rp. 49.000 (Diskon spesial dari harga normal Rp. 199.000!)

Cara Pendaftaran:

• Batas Pendaftaran: Selasa, 16 Oktober 2024
• Transfer: BCA – VADS INDONESIA PT – 2063997447
• Daftar segera melalui link: bit.ly/academy-cvmenarik

Jangan lewatkan kesempatan ini untuk mempersiapkan diri Anda lebih baik dalam memasuki dunia kerja!